연세 경영인이라면 언젠가는 접해야만 하는 발표 수업.

자신의 아이디어를 남들에게 설득시키고 효과적으로 전달하기 위해서는 좋은 발표와 좋은 프레젠테이션 이 수반되어야 한다 . 이에 이번 테마 기사에서는 연세 경영인들을 대상으로 프레젠테이션 고수로부터 ‘ 효과적인 커뮤니케이션을 위한 파워포인트 슬라이드 제작 기법 ' 을 알아 보았다.

프레젠테이션의 고수로는 지난 해 연세대학교 경영대학의 PR 및 프레젠테이션을 직접 기획하고 제작한 02 학번 정은기 학생을 취재했다 . 경영대 PPT 고수 정은기 학생은 경영대학 공식 트랙인 GMT 와 사회적 기업을 연구하고 실천하는 동아리인 SIFE 에서 적극적으로 활동하였으며 2006 년도 우수 신입생 유치를 위한 홍보 동영상을 기획하고 제작하였다 . 그리고 SIFE 월드컵에 한국 대표로 출전하였다.

파워포인트 기존 기능들을 충분히 활용하는 것이 중요

• PPT 를 잘 만드는 비법이 있다면 어떠한 과정이 필요한가요 ? 포토샵 내지 플래쉬 등 따로 배워야 하는 프로그램들이 있나요 ?
• PPT 를 잘 만드는 것에 있어서 두 가지 수준이 있다고 생각합니다 . 첫 번째 수준은 단순히 PPT 차원의 문제가 아니라 얼마나 내가 전달하고자 하는 내용을 효과적으로 구조화 / 시각화 시킬 수 있는가의 문제이며 , 이것은 파워포인트 차원이 아닌 전체 프레젠테이션의 맥락에서 제일 먼저 고려되어야 할 사항입니다 . 두 번째 수준은 제한된 시간 안에 내가 목표로 하는 Output 이미지를 최대한 구현시킬 수 있는가의 문제이며 , 이는 곧 얼마나 Skillful 하게 파워포인트 프로그램을 다루느냐의 문제입니다 .
  따라서 부가적인 프로그램의 활용 능력보다는 파워포인트 내부의 여러 기능들을 충분히 활용하는 것이 더욱 중요하다고 생각합니다 . ( 실제로 저는 파워포인트 내의 그림편집 기능으로 대부분의 이미지를 보정합니다 .) 또한 템플릿의 경우에는 ‘ 내가 이 프레젠테이션을 기획하고 리드한다 ' 라는 생각을 갖고 본인이 직접 몇 번 만들어보면 추후에는 아주 쉽게 자신만의 템플릿을 기획하고 디자인할 수 있게 되는 것 같습니다 .

잘 만든 PPT 의 3 가지 공통요소

• PPT 를 만들 때 자신만의 가이드 라인 내지 법칙 등이 있다면 ( 없을 수도 있겠지만 ) 간략하게 소개 부탁드립니다
• 잘 구성된 슬라이드에는 세 가지의 공통점이 흔히 발견된다고 생각합니다 .
  1. 너무 화려하지도 않고 너무 소박하지도 않다
  2. 발표가 어떤 흐름으로 진행되고 있다는 것을 보여주는 장치가 심어져 있다 .
  3. 디자인 구성 요소 ( 레이아웃 , 폰트 , 색상 , 도형 및 아이콘의 사용 , 애니메이션 ) 들이 일관되게 사용된다 .

각 슬라이드 별 제목을 먼저 만들고 작성하기

방법론 상에서 제가 가장 중요하게 생각하는 원칙은 슬라이드를 만들기 전에 항상 슬라이드의 제일 첫 장 제목 – 둘째 장의 전체 목차 – 각 슬라이드의 Head Message 내지는 제목 – 슬라이드 안에서의 하위 제목을 처음부터 끝까지 한번 세워본 후에 만들기 시작하는 것입니다 . 이렇게 하는 이유는 전체 아젠다와 세부 아젠다를 나열해보면 내가 발표하고자 하는 내용의 논리와 구조가 보이기 때문입니다 .

비주얼로 승부를 내는 것이 아니라면 제한시간을 정해 놓고 제작하길 …

또한 비주얼 자체로 승부가 판가름 나는 프레젠테이션이 아니라면 제한시간을 정해놓고 작업하는 것이 효과적이라고 생각합니다 . 이런 경우에는 앞서 말씀드린 것과 같이 슬라이드 작성 전에 말할 내용을 구조화 시키는 것 , 그리고 파워포인트 내의 각종 기능들을 숙달하는 것이 가장 중요합니다 .



잘 만든 PPT 란 ?
• 개인적으로 지금까지 제작한 PPT 중에서 가장 ‘ 잘 만들었다 ' 라고 생각하는 PPT 가 있다면 소개 부탁드립니다 .
• 가장 기억에 남는 슬라이드는 2006 년 9 월 파리에서 열린 SIFE 월드컵 때 연세 SIFE 팀의 프레젠테이션 슬라이드입니다 . 전체적인 바탕 컨셉은 하늘색과 흰색으로 잡았구요 , 세 가지의 프로젝트를 발표하는 자리여서 파스텔 톤의 노랑 - 빨강 - 주홍색을 각 프로젝트의 마스터 칼라로 사용했습니다 . 만들어 놓고 보니 이런 분위기가 연대 경영 분위기와도 비슷하다고 생각이 들어서 우리 학과 공식 행사 프레젠테이션에 많이 사용하게 되었네요 .

하지만 PPT 는 어디까지나 프레젠테이션의 시각적 보조 도구 …

• 반면에 가장 아쉬움이 남는 PPT 가 있다면 어떤 PPT 가 있나요 ?
• 아무래도 가장 처음 작정하고 만든 프레젠테이션이겠지요 . 그 때에는 애니메이션 효과들이 그저 너무 신기한 나머지 한 페이지에 애니메이션 효과들을 수도 없이 많이 삽입했던 기억이 납니다 . 결국 20 분 발표에서 , 슬라이드를 처음부터 끝까지 순수하게 넘기는 데만 20 분이 넘어가는 프레젠테이션을 만들어 버리고 말았습니다 . ‘PPT 는 어디까지나 프레젠테이션의 시각적 보조 도구 ' 라는 사실을 그때 깨달았지요 .
• 보통 15 분 ~20 분 짜리 발표용 PPT 를 만들 때 제작기간은 얼마나 되나요 ?
• 프레젠테이션의 제작 기간은 목표와 청중에 따라서 달라집니다 .

수업 발표와 같은 가장 일반적인 경우에는 2 시간 정도 걸리는 것 같아요 . 하지만 굉장히 중요한 프레젠테이션 (Funding 을 위한 PT, 조직을 소개하는 PT 등 ) 의 경우에는 순 작업 기간만 10 시간 정도가 소요된 적도 있습니다 .
연세 SIFE 프레젠테이션이나 , GMT 06 년도 PR 프레젠테이션과 같은 경우는 컨셉 구상에서 아이덴테티 설정과 같은 프로세스를 모두 합하여 한 달 이상의 고민을 거쳐서 완성되었습니다 .

경영대 선후배 , 동료 학생들에게 전하는 메시지
• 마지막으로 PPT 를 잘 만들고 싶어하는 경영대생들은 물론 독자들에게 고수로서 조언을 부탁드립니다 .
• 가장 쉽게 나만의 템플릿을 구성하는 능력과 디자인 감각을 키우는 방법 중 하나는 자신이 생각하기에 잘 만들어졌다고 생각되는 웹 사이트와 비슷하게 슬라이드를 제작해 보는 것이라고 생각합니다 .
  또 , 다른 사람으로부터 웰 메이드 슬라이드를 받아서 활용할 때에는 개별 구성 요소들이 어떻게 만들어졌는지 곰곰이 생각해보고 또 직접 만들어 본다면 빠른 시일 안에 파워포인트 내의 여러 가지 기능에 익숙해질 수 있습니다 .

슬라이드 작업시 시간을 효율적으로 관리

마지막으로 프레젠테이션을 준비함에 있어서 슬라이드 작업에 들이는 시간을 효율적으로 관리하실 것을 조언 드립니다 . 프레젠테이션에서 스크린에 쏘여지는 시각적 보조 도구가 청중 이목의 60% 이상을 장악한다고는 하지만 , 이미지만으로는 청중들에게 확신을 줄 수 없습니다 .

프레젠터의 확신에 찬 목소리와 제스쳐가 바탕이 되고 , 거기에 딱 들어맞는 이미지가 청중에게 제공될 때 비로소 그 프레젠테이션은 더욱 설득력있고 매력적으로 보이게 된다고 생각합니다 .